Toimintamallit ja prosessit
Prosessien kuvaamisen tavoite on aina selkeyttää työtä ja päätöksiä, ei tuottaa monimutkaisia kaavioita kansioihin pölyttymään. Autamme löytämään arjen pullonkaulat ja kuvaamaan työnkulut rehellisesti sellaisina kuin ne ovat.
Prosessin rajaus
Jotta prosessia voidaan kehittää, se on ensin rajattava selkeästi. Määrittelemme yhdessä:
- Alkupiste (Syöte): Mikä tapahtuma käynnistää prosessin (esim. uusi tarjouspyyntö sähköpostitse)?
- Vastaanottaja (Asiakas): Kuka hyötyy prosessin lopputuloksesta?
- Loppupiste (Tuotos): Milloin prosessi katsotaan valmiiksi (esim. sopimus on allekirjoitettu ja siirretty ERP-järjestelmään)?
Roolit ja vastuut
Monesti epäselvyydet työssä johtuvat siitä, ettei vastuuhenkilöitä ole määritelty roolitasolla. Autamme jäsentämään vastuut ilman, että ne henkilöityvät liikaa, jolloin organisaatio on vähemmän riippuvainen yksittäisistä työntekijöistä.
Nykytila vs. Tavoitetila (Esimerkki)
Alla on esimerkinomainen kuvaus siitä, miten tyypillinen prosessin selkeyttäminen vähentää manuaalisia työvaiheita ja epävarmuutta:
Nykytila (Esimerkki)
Tieto kerätään kolmesta eri sähköpostiviestistä. Kirjataan manuaalisesti Excel-taulukkoon. Excel lähetetään eteenpäin hyväksyttäväksi. Päätös viivästyy.
Tavoitetila (Esimerkki)
Tiedot täytetään suoraan yhteiselle lomakkeelle. Järjestelmä lähettää automaattisen herätteen hyväksyjälle roolijakauman mukaan. Päätös tallentuu tietokantaan.
Kokeile prosessikävelyä (Itsearviointityökalu)
Voit käydä alla olevan tarkistuslistan läpi pohtiessasi organisaatiosi kriittistä prosessia. Tämä auttaa hahmottamaan, missä kehitystarpeet piilevät. Valinnat säilyvät vain selaimesi istunnon ajan.
Jos jokin kohta jäi valitsematta, kyseinen osa-alue saattaa vaatia tarkempaa tarkastelua tai yhteistä kuvaustyötä.
Teknologian rooli
Prosessia ei kannata koskaan automatisoida ennen kuin se on ymmärretty ja sen poikkeustilanteet on tunnistettu. Huonosti määritellyn prosessin automatisointi johtaa vain siihen, että virheitä tehdään entistä nopeammin.
Huomautus: Emme lupaa työntekijämäärän vähenemistä tai mitattuja tehokkuushyötyjä, sillä prosessien sujuvuuteen vaikuttavat aina myös työntekijöiden oma sitoutuminen ja arkipäivän johtaminen.